Westarp Verlagsservice

Software Allrounder für die Verlagsverwaltung

Die Westarp Verlagsservicegesellschaft kümmert sich seit Jahren um die Betreuung kleiner und mittlerer Verlage in Sachen Bestellung, Auslieferung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung und Druck der verfügbaren Titel. Die Verlage können sich damit auf das Wesentliche konzentrieren: das Verlegen und Vermarkten von Titeln. Zusätzlich bietet die Verlagsservicegesellschaft den Druck von verschiedenen Produkten über die hauseigene Druckerei an.

Für die Abwicklung aller internen Prozesse der Verlagsverwaltung haben wir eine webbasierte Software erstellt und entwickeln diese mit dem Kunden stetig weiter. Von der Erfassung von Bestellungen, über die automatische Lagerverwaltung, bis hin zur Rechnungsstellung erledigt die Software alles auf einfachstem Wege und spart der Westarp Verlagsservicegesellschaft damit seither einige Stunden Arbeitszeit und damit bares Geld.

Intelligente Lagerbestandshaltung

Die Westarp Verlagsservicegesellschaft verfügt über mehrere tausend Artikel von derzeit 8 Verlagen und lagert diese zur weiteren Bearbeitung in mehreren Lagern in ganz Deutschland und der Schweiz. Hierbei hilft die Software, den Überblick zu behalten. Die Lagerverwaltung kommt in fast allen Bereichen der Software zum Einsatz und regelt die interne Buchung aller Lagerplätze. Sie weiß immer, was wo steht und wie viele Stück von einem Artikel noch auf Lager ist. So ist bei einer Bestellung schnell zu sehen, ob ein Artikel vorrätig ist oder nachgedruckt werden muss.

Durch die ständige Überwachung der Verfügbarkeit der einzelnen Titel können diese nachgedruckt werden, noch bevor sie ausverkauft sind! Dabei hilft ein Algorythmus, welcher die Verkäufe eines Titels innerhalb der letzten 365 Tage mit über 20 anderen Faktoren vergleicht. So kann die Software nicht nur voraussagen, welcher Titel bald ausverkauft sein wird, sondern auch noch bestimmen, wie viele Titel nachgedruckt werden müssen, um einen Lieferengpass zu umgehen.

Automatische Synchronisation mit dem Verzeichnis lieferbarer Bücher

Nicht nur direkt über die Bestellplatform der Westarp Verlagsservicegesellschaft kann bestellt werden. Fast alle Titel der einzelnen Verlage finden Sie z.B. auch in Online-Shops, Bibliotheken und Buchhandlungen - und alle haben eins gemeinsam: sie holen sich alle Details über einen Titel vom so genannten “VLB” - dem Verzeichnis lieferbarer Bücher. Auf dieses Verzeichnis greifen alle Händler von Buchwaren zurück und holen sich dort nicht nur Details, wie eine Klappenbeschreibung und ISBN, sondern auch die Lieferbarkeit. Während die Daten meistens händisch beim VLB hinterlegt werden müssen, kümmert sich die Verlagsverwaltungs-Software auch darum automatisch. In frei bestimmbaren Intervallen verbindet sich die Software hierfür zum VLB und übermittelt alle Informationen über ein Buch: ob es lieferbar ist, wann es erscheint, wer der Autor ist, etc. Das ganze passiert natürlich ebenfalls vollautomatisch ohne Zutun des Nutzers.

Haben Sie einen Lieblingsbuchladen? Wenn ja, wird auch er die aktuellen Informationen über die Titel der Westarp Verlagsservicegesellschaft haben - wahrscheinlich eben gerade aktualisiert von der Software für die Verlagsverwaltung.

Einfache Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Das Herzstück der Software ist die Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen. Hierfür steht ein Interface zur Verfügung, welches nicht nur übersichtlich nach allen Schritten geordnet ist - es überwacht die Eingaben und gibt Hinweise zu eventuellen Fehlern. Für die Erfassung der bestellten Positionen greift die Software hier auf die Titeldatenbank zurück, in welcher die tausenden Artikel liegen und sofort mit dem realen Lagerbestand abgeglichen werden. Nach dem Speichern einer Bestellung wird jeder bestellte Titel automatisch in dem Lager reserviert, in dem es liegt.

Gespeicherte Bestellungen werden mehrmals täglich von der Software verarbeitet. Hierfür haben wir der Software eine eigene Intelligenz verpasst. Beim Abarbeiten der offenen Bestellungen wird geprüft, ob sich genügend Exemplare des bestellten Titels im Lager befinden. Wenn nicht, wird der internen Druckerei automatisch mitgeteilt, dass es nachgedruckt werden muss und der Kunde erhält eine Nachricht, dass der Titel nicht in ausreichender Menge verfügbar ist. Nebenbei erledigt die Software bei der Bestellverarbeitung das Schreiben der Rechnungen, die Kontenbuchungen, das Erfassen von offenen Posten und das richtige Buchen der Lagerpositionen. Anschließend werden dem Nutzer alle daraus entstehenden Rechnungen, Lieferscheine und Lieferavise als PDF Datei auf dem Bildschirm ausgegeben.

Intuitive Finanzbuchhaltung

Zu jeder Bestellung gibt es natürlich auch Rechnungen, die auf ihre Bezahlung warten. Um dies auf einen Blick kontrollieren zu können, haben wir ein intuitives Bedienkonzept für die Finanzbuchhaltung des Unternehmens entwickelt. Auch hier greift die Software ein und unterstützt das Unternehmen beim automatischen Buchen aller Kontobewegungen im Soll- und Haben-Bereich und erkennt eigenständig, welche Beträge auf welche Konten gebucht werden müssen.

In der Übersichtsseite der Finanzbuchhaltung können alle offenen Posten eingesehen werden. Mit einem Klick können mehrere Posten ausgewählt werden, für die beispielsweise Mahnungen geschrieben werden sollen. Nur ein Klick und auch hier geht der Rest automatisch: vom Erhöhen der Mahnstufen, über das Generieren der Mahnungen als PDF-Datei bis hin zum Buchen der entsprechenden Mahngebühren auf die entsprechenden Konten.

Ist eine Rechnung bezahlt, kann eine Buchung innerhalb der Finanzbuchhaltungs-Übersicht einfach eingetragen werden. Hierfür genügt es, das Konto anzugeben, auf dem der Betrag eingegangen ist - die Software erledigt den Rest. Im Hintergrund werden die Kontenbuchungen ausgeglichen, die offenen Posten geschlossen und die Bestellung damit abgeschlossen.

Automatische BAG-Einzüge

BAG Einzüge sind ein bewehrtes Zahlungsmittel im Buchverkehr. Sie werden von der Buchwert GmbH angeboten und bieten eine schnellere und unkompliziertere Zahlung als übliche Lastschrift oder Überweisungen. Bei der BAG Abrechnung wird jeder offene Betrag einer Rechnung eines BAG-Mandanten bei der BAG gesammelt. Der Rechnungssteller erhält den Rechnungsbetrag sofort und der Rechnungsempfänger kann alle Rechnungen mit einem bequem am Ende eines Monats bezahlen.

Damit dies funktioniert, müssen Rechnungsbeträge automatisch an die BAG übermittelt werden. Hierfür wurde ein spezielles Übertragungsformat entwickelt, um die Kommunikation sicherzustellen. Auch hier arbeitet die Software eigenständig. Wird eine Rechnung mit BAG Einzug erstellt, werden alle BAG Einzüge vorgemerkt. Alle 2 Wochen verbindet sich die Software anschließend zur BAG und übermittelt alle fälligen Einzüge. Die BAG verarbeitet diese und meldet, dass alle Einzüge in Ordnung sind. Einfacher geht Zahlung im Buchhandel nicht.